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国防部合同管理不适应其业务迅速增长的需求——GAO最新发布美国联邦政府面临31个重大风险和挑战之二十一
编译:韩兆玲(2020欧洲杯竞猜平台驻哈尔滨特派办)
 
【时间:2010年05月26日】 字号: 【大】 【中】 【小】
    连载之二十二:国防部合同管理不适应其业务迅速增长的需求——GAO最新发布美国联邦政府面临31个重大风险和挑战之二十一
    一、 列入高风险领域的理由
    2008财年,国防部支出3920亿美元用于采购货物及服务,是7年前的 2倍多。尽管业务增量很大,但国防部采购部门的文职、军职人员的数量基本维持不变。在采购中由于对许多需求定义不明确、交易模式不适当且缺乏训练有素的采购合同监管人员,导致达不到预期目标、采购进度延滞、甚至存在支付金额大于实际需要的风险。早在1992年,GAO就将国防部合同管理列为高风险名单。
    二、审计发现
    良好的货物及服务采购管理,要求采购人员拥有全面的技能。GAO在2009年3月的报告中指出,对现有采购人员技能,国防部既没有一套完整的要求,也没有足资判断能否完成使命的信息。国防部愈来愈依赖外部承包者,但缺少外部承包者的使用情况及技能要求的重要信息。依赖外部承包者面临以下挑战:
    (一) 确定哪些职能及业务需要外包、哪些应留在采购部门内部以保证采购部门的控制力及活力;
    (二) 建立采购团队整体战略来整合内部人员及外包人员;
    (三) 明确区分外包人员和采购部门内部人员的作用及责任;
    (四) 保证适当的监管,包括风险的化解、职业道德的遵守及必要的监督。
    同时,国防部还一直面临着改进交易模式的问题,GAO曾在2007年的报告中指出,国防部采用“时间—材料”合同及“非确定性”合同两种模式,但如果没有有效管理,数以十亿计的巨额资金将面临风险。如:
    (一)当需求及金额还不确定时,“时间—材料合同”就能达成和调整,但无后续工作和加大监管来减少风险。
    (二)许多合同在一定的时间范围内有些条款并未定死,由于外包商减少成本的动力不大,国防部将承担更大的风险。
    由于在管理和监督外包商方面长期存在问题,国防部难以合理价格、及时获得良好的服务。这既影响军事行动,也导致包括浪费、舞弊及滥用等许多财务问题,如:2008年GAO发现,由于“西南亚”武器装备维护合同监管存在问题,一些武器装备没有及时到位;2009年GAO报告,伊拉克和阿富汗合同监管国防部也面临挑战。
    国防部也在努力采取措施解决上述问题,如:2009年4月,国防部公布将雇用33000多名公务员并设定外包者的职责范围,随后又发布了指南,鉴别国防部可能做得更好而现由外包商所提供的服务;改进主要服务的采购管理,包括对主要服务的采购发布指南及建立同业互查等等,但相对来说这些举措仅是初步的尝试。
    三、审计建议
    (一)国防部应维持一个规模适当、训练有素的采购团队,以有效地计划、谈判并进行后续管理。( 详见GAO-08-360, GAO-08-621T ,  GAO-09-271报告摘要)
    (二)提供指南和评估工具,选择合适的人员、业务流程及对承包商进行有效监督。(详见GAO-06-830 ,  GAO-07-273 ,  GAO-07-559 , GAO-08-316R, GAO-09-271 )
    (三)采取积极措施进行采购管理,以确保具体业务的决策与部门总体战略目标一致。(详见 GAO-07-20, GAO-09-271)
    (四)评估过多依赖外包商的风险, 建立新的政策、指南及合同条款,以保证国防部有足够的能力进行管控。(详见 GAO-08-169,  GAO-08-360 ,  GAO-08-572T  GAO-08-621T,  GAO-09-271 )
    (五)在调整未来采购队伍总员额的情形下,确定外包商、军事人员及非军事人员的恰当组合,明确承包商的作用及支持程度。(详见 GAO-08-436T ,  GAO-08-572T ,  GAO-09-271)
    四、主要审计报告
    (一)国防采购管理:应采取措施促进合同服务的价值(GAO-09-643T, 2009年4月 23日)。
    (二)国防部:为有效管理及监督采购团队,需要额外的措施及数据支持。(GAO-09-342, 2009年3月 25日)。
    (三)国防部合同管理:国防部需要重新审视大量依赖承包商的行为以及应继续加强监管工作(GAO-08-572T, 2008年3月11日)。
    (四)国防部合同管理:对国防部某些外包商雇员应加强个人利益冲突的管理和保障(GAO-08-169, 2008年3月 7日)。
    (五)国防部合同管理:应采取措施改进“时间-材料”合同的监控(GAO-07-273,2007年6月 29日)。
    (六)国防部合同管理:用于非确定性合同的措施不足且时间不能满足预期要求(GAO-07-559, 2007年6月19日)。
    (七)国防采购管理:需要采取适当方法改进采购质量(GAO-07-20, 2006年11月9日)。
    
(编译:韩兆玲 2020欧洲杯竞猜平台驻哈尔滨特派办)
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